Sachspenden – das müssen Unternehmen über die steuerliche Behandlung wissen

Ob übriggebliebenes Baumaterial, ein ausrangiertes Fahrzeug oder das Brötchen vom Vortag: Sachspenden sind oftmals eine Win-win-Situation für alle Beteiligten. Unternehmen sollten jedoch die rechtlichen und steuerlichen Rahmenbedingungen kennen, denn diese sind bei Sachspenden sehr genau definiert.

Sachspenden in der Umsatzsteuer

Die meisten Unternehmen sind umsatzsteuerpflichtig und müssen dies auch bei Sachspenden berücksichtigen. Auf den ersten Blick scheint es, dass eine unentgeltliche Spende keinen umsatzsteuerrelevanten Vorgang auslöst. Jedoch setzt das Umsatzsteuergesetz eine Sachspende mit einer Lieferung gegen Entgelt gleich. Diese unentgeltlichen Wertabgaben behandelt § 3 Abs. 1b UStG. Aus diesem Grund besteht für das spendende Unternehmen eine Umsatzsteuerpflicht. Die Voraussetzung ist, dass der Gegenstand der Sachspende oder seine Bestandteile selbst umsatzsteuerpflichtig waren, das Unternehmen also Vorsteuer abgezogen hat.

Um die Höhe der Umsatzsteuer festzulegen, muss erst eine Bemessungsgrundlage vorhanden sein. Im Gegensatz zu einem normalen Verkauf, bei dem die Umsatzsteuer auf den Nettoverkaufspreis berechnet wird, muss erst der Wert des Gegenstands zum Zeitpunkt der Spende ermittelt werden. Maßgeblich ist in erster Linie der Einkaufspreis des gespendeten Wirtschaftsguts. Zusätzlich erhöhen möglicherweise Nebenkosten oder selbst produzierte Güter sowie eingeflossene Leistungen den Warenwert. Dementsprechend entsteht mindestens eine Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer, die dem Einkaufswert und der Vorsteuer entspricht. Unter Umständen ist die Bemessungsgrundlage auch höher als der Buchwert.

Eine Reduzierung des Warenwerts für die Bemessungsgrundlage ist nur möglich, wenn die Verkehrsfähigkeit der Sachspende beeinträchtigt ist. Dies ist zum Beispiel unter den folgenden Bedingungen der Fall:

• Lebensmittel kurz vor dem Verfallsdatum
• Frischwaren, die aufgrund von Mängeln nicht mehr verkaufsfähig sind, Obst oder Gemüse
• Waren mit erheblichen Mängeln, die in dieser Form nicht mehr verkaufsfähig sind
• Waren mit Material- oder Verpackungsfehlern, die einen erheblichen Mangel darstellen

In solchen Fällen kann die Bemessungsgrundlage für den Warenwert und die Umsatzsteuer reduziert oder gar auf null Euro gesenkt werden, sodass eventuell keine Umsatzsteuer anfällt. Der Umsatzsteuersatz ergibt sich aus der Warenart der Spende.

So bemisst sich der Wert einer Sachspende

Spenden sind ein besonderer Fall, da sie mit unterschiedlichen Werten verrechnet werden. Der bereits erwähnte Warenwert für die Umsatzsteuer ist eine von zwei relevanten Bemessungsgrundlagen für die Buchhaltung. Für die Ertragssteuer sind Sachspenden mit einem anderen Wert zu behandeln. Ansonsten würde eine Sachspende den Ertrag des Unternehmens für die Körperschafts- und Gewerbesteuer erhöhen und die Bilanzsumme steigern.

Da dies nicht der Realität entspricht, wird für die Ertragssteuern der Entnahmewert separat nach einem anderen Berechnungsschema angesetzt. Dabei sind der Teilwert und der Buchwert entscheidend. Anlagegüter wie ein Fahrzeug oder ein Computer verbleiben mit einem Buchwert von einem Euro im Betriebsvermögen, solange sie sich im Unternehmen befinden und vollständig abgeschrieben sind. Ist das Anlagegut noch nicht abgeschrieben, dann ist der Buchwert höher als ein Euro und entspricht einem Teilwert der ursprünglichen Anschaffungskosten. Durch die Verbuchung des Entnahmewerts in der Buchhaltung verschwindet der gespendete Gegenstand aus dem Betriebsvermögen.

Entscheidend für die Höhe des Entnahmewerts ist zunächst die Art der Sachspende. Handelt es sich um eine Spende für mildtätige oder kirchliche Zwecke, dann entspricht der Wert der Spende dem Buchungswert in der Buchhaltung. Ausschlaggebend ist, ob der Empfänger als begünstigte Einrichtung anerkannt ist. Dient die Sachspende keinem gemeinnützigen Zweck, dann muss ein Teilwert ermittelt werden. In der Praxis kommt dabei oft eine Schätzung zum Einsatz. Grundsätzlich entspricht dieser Teilwert dem aktuellen Wert, den das Unternehmen bei einem normalen Verkauf in diesem Moment erlösen würde. Würde ein Unternehmen also ein altes Firmenfahrzeug spenden, und vergleichbare Fahrzeuge verkaufen sich aktuell für 2.500 Euro auf Gebrauchtwagenportalen, dann entspricht der Teilwert, der für die Ertragsteuer des Unternehmens angesetzt wird, eben diese 2.500 Euro. Spendet das Unternehmen das Fahrzeug hingegen einem gemeinnützigen Verein, dann liegt der steuerrelevante Entnahmewert bei einem Euro.

Sachspenden in der Buchhaltung: So wird eine Spende verbucht

In der Buchhaltung lösen Sachspenden recht komplexe Buchungsvorgänge aus. Das liegt daran, dass der Wert und die Umsatzsteuer unabhängig voneinander festgelegt werden. Am besten lässt sich ein solcher Buchungsvorgang an einem Beispiel verdeutlichen.

Angenommen, Unternehmen A spendet ein abgeschriebenes Fahrzeug an einen gemeinnützigen Verein. Der Buchwert des acht Jahre alten Wagens liegt bei einem Euro. Der Wert des Fahrzeugs für die Berechnung der Umsatzsteuer liegt hingegen bei 2.500 Euro. Dabei ist keine Wertminderung möglich, da der Wagen einsatz- und fahrbereit ist. Dementsprechend liegt die Umsatzsteuerlast für das Unternehmen A bei 475 Euro (2.500 × 19 Prozent Umsatzsteuer = 475 Euro). In der Buchhaltung des Unternehmens A, das den Standardkontenrahmen SKR 04 nutzt, entstehen so die folgenden Buchungen:

• Konto 4855 Anlagenabgänge Sachanlagen: 1,00 Euro Soll
• Konto 0520 Pkw: 1,00 Euro Haben
• Konto 2250 Zuwendungen / Spenden: 476,00 Euro Soll
• Konto 4686 Unentgeltliche Zuwendung von Gegenständen, 19 Prozent USt: 1,00 Euro Haben
• Konto 3806 Umsatzsteuer 19 Prozent: 475,00 Euro Haben

Dadurch sind alle Buchungen ausgeglichen. Die zahlbare Umsatzsteuer von 475 Euro ist korrekt auf dem Verrechnungskonto 3806 gebucht und wird mit der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung ausgewiesen. Das Fahrzeug ist außerdem aus dem Anlagevermögen gestrichen und eine Sachspende in Höhe von einem Euro in der Bilanz ausgewiesen.

Darum ist eine Sachspendenbescheinigung wichtig

Unternehmen, die Sachspenden leisten, sollten sie auf jeden Fall präzise dokumentieren. In erster Linie gelingt dies mithilfe einer Sachspendenbescheinigung. Bei Sachspenden ist es zudem besonders wichtig, genau aufzulisten, was gespendet wurde. Dabei ist eine Auflistung jedes einzelnen Gegenstands inklusive Identifizierungsmerkmalen erforderlich, um die Spende eindeutig zuordnen zu können. Bei einem Fahrzeug sind dies beispielsweise die Marke, das Modell, das Baujahr und das amtliche Kennzeichen.

Auf der Sachspendenbescheinigung müssen die Namen des Spenders und des Empfängers vermerkt sein. Zusätzlich ist es bei Sachspenden wichtig, den geschätzten Wert der Spende zu listen. Für die Prüfung durch das Finanzamt sind weitere Angaben zur Sachspende erforderlich. Dazu gehören neben der genauen Spende auch das Alter, der Zustand und die ursprünglichen Anschaffungskosten. Die Dokumentation ist aus zwei Gründen wichtig: zum einen für den Fall einer Betriebsprüfung, zum anderen für die Möglichkeit, die Sachspenden steuerlich geltend zu machen.

Bei Betriebsprüfungen sind Sachspenden beliebte Posten, die Steuerprüfer genau kontrollieren. Dabei geht es vor allem um den angesetzten Wert der Sachspende, der für die Umsatzsteuer relevant ist. Ebenfalls bemängeln Prüfer, wenn aus den Aufzeichnungen nicht hervorgeht, was gespendet wurde.